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Cómo optimizar los archivadores de tu oficina

En una oficina el orden es clave para mantener todos nuestros documentos importantes localizados y en buen estado. Solamente de esta forma podemos crear un espacio de trabajo agradable y más productivo. Lo cual es espacialmente importante en aquellas empresas en las que se manejan no solamente una gran cantidad de facturas y documentos propios del negocio, sino también de los clientes. En este sentido, los archivadores de oficina se convierten en nuestro gran aliado, ya que nos permiten mantener los documentos a buen recaudo y ordenados, de manera que perdamos el menor tiempo posible.

Pero también es importante que sigamos cierto orden tanto dentro de cada archivador como en el propio armario o estantería donde los tengamos. Si estás harto de perder mucho tiempo cada vez que necesitas un documento, a continuación te damos algunos consejos sobre cómo mantener organizados tus archivadores de oficina y optimizar al máximo el espacio.

  1. Ten en tu mesa dossieres y bandejas

Archivar debe ser una tarea rápida y sencilla. El hecho de tener que estar levantándonos cada vez que queremos guardar algo puede resultar muy incómodo, por lo que es mejor contar con dossieres y bandejas y cuando dispongamos de una cantidad considerable acudir a los archivadores para almacenarlo.

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  1. Mantén los archivadores llenos solamente al 75% de su capacidad

Si no lo haces de esta forma, terminarás por verlos siempre llenos y esto hará que termines amontonando las cosas en tu mesa por no guardarlas. Además, hará que la búsqueda sea más complicada y perderás más tiempo. Procura tener a mano siempre carpetas disponibles para empezar una nueva cuando otra esté llena. Es recomendable que aquello que utilices menos vaya al nuevo archivador.

  1. Clasificación alfabética

Muchos profesionales intentan tener sus archivadores clasificados por proyectos o por temáticas, lo que aumenta las posibilidades de que no recuerdes donde has guardado cada cosa. En cambio, si optas por un sistema de ordenación alfabética como mucho tendrás que mirar en tres o cuatro carpetas en el caso de que no recuerdes si la palabra que has utilizado es por tema, proyecto, persona o empresa.

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  1. No escatimes en la calidad de tus archivadores de oficina

En el mercado podemos encontrar archivadores de primera calidad y otros de menor calidad, y la diferencia entre ambos es muy grande. Y es que los segundos en sólo unos meses empezarán a deteriorarse y a atascarse. Merece la pena invertir más dinero en comprar archivadores de calidad, ya que a la larga dan menos problemas y salen más económicos que comprar unos nuevos. Evitando además el engorro de tener que volver a cambiarlo todo de sitio.

  1. Actualiza tus archivadores al menos una vez al año

Si no lo haces, tus archivadores terminarán convirtiéndose en un “agujero negro”. Cuando actualices, tira todo aquello que no vayas a usar y que no tenga sentido conservar. Si no quieres pasarte varios días haciéndolo, aprovecha aquellos ratos muertos en los que no tengas nada que hacer.

  1. Utilizar tus archivadores

Todos estos consejos no sirven de nada si no usas tus archivadores habitualmente. Si notas que te sigue dando pereza archivar, revisa de nuevo todos los consejos que acabamos de darte e intenta buscar puntos en los que podrías optimizar esta tarea. La idea es que lo mecanices y se convierta en algo tan automático para que no llegue el momento en el que te dé tanta pereza porque has ido acumulando demasiados papeles sobre tu escritorio.

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